Nowe – przetargowe

Przetargi będę toczyły się już tylko w formie elektronicznej. Przychodzi mi do głowy kilka roboczych wskazówek dotyczących tego, jak złożyć ofertę elektroniczną.

Uwagi wynikają z własnych doświadczeń oraz praktyki oferentów, czasami niestety także błędów okupionych utraconą szansą na zamówienie.

Zaczynamy!

1. Zanim ostatecznie przystąpisz do przetargu, przetestuj platformę przetargową, którą wybrał zamawiający. Możesz spokojnie wysłać za jej pośrednictwem próbną ofertę, choćby czystą kartkę. Przechodząc przez wszystkie stopnie wysyłki dostrzeżesz trudności i dowiesz się, jak im zaradzić. W razie potrzeby, możesz z wyprzedzeniem skontaktować się z zamawiającym lub operatorem platformy celem wyjaśnienia wątpliwości.
2. Bądź uważna/-y przy nazywaniu plików, które tworzysz (formularz, JEDZ, zobowiązania firmy trzeciej itp.). Nazywaj je tak, abyś wiedział/-a, że nadają się do już do podpisania, jeszcze do uzupełnienia, albo są gotowe do wysłania. Na końcu, finalizując wysyłkę, unikniesz pomyłki przy wgrywaniu właściwych dokumentów.
3. Korzystaj z rozszerzenia „-sig” pokazującego się w nazwie podpisanego pliku. Dzięki niemu po nazwie dostrzeżesz, że plik jest podpisany i będziesz wiedział/-a, że to właśnie ten ma trafić do zamawiającego.
4. Wykorzystuj tylko wewnętrzną formę podpisu elektronicznego, abyś nie musiał/-a pamiętać, że oprócz pliku, który podpisujesz, przesłać należy także zewnętrzny plik podpisu. Po co nadmiernie mnożyć liczbę kwitów do wysłania, skoro i tak bywa ich za dużo.
5. Korzystaj ze znaku graficznego podpisu (instrukcja dla Szafira – tutaj). Dzięki niemu łatwo sprawdzisz, że dany dokument nosi już Twój podpis.
6. Stwórz odrębne katalogi (foldery), w których będziesz zapisywał/-a dokumenty na poszczególnych stadiach ich przygotowywania np.: „ostateczne dokumenty do wysyłki”, „dokumenty przeznaczone do podpisu” itp. Na koniec sięgniesz po ten folder, z którego na pewno wgrasz odpowiednie pliki, a nie te, które powstały po drodze i nie są końcowym efektem pracy. Dla przykładu, na platformie zakupowej należy wgrać jednocześnie wszystkie pliki, więc lepiej, aby znajdowały się jednym folderze.

Powyższa lista nie jest wyczerpująca i postaram się ją sukcesywnie uzupełniać.

Wszystkich tych, którzy nie oswoili się jeszcze z elektroniczną formą ofert, muszę rozczarować. Nowa ustawa przetargowa przewiduje tylko taki sposób ich składania.

W zależności od procedury, skorzystać będzie trzeba lub można z różnego rodzaju podpisów.

Nas dzisiaj interesuje wyłącznie ten podpis, który już od dawna ma zastosowanie w zamówienia o najwyższych wartościach, czyli podpis elektroniczny kwalifikowany.

***

Format podpisu PADES, o czym wspominałem na moim blogu www.prawowlesie.pl, służy do podpisywania dokumentów w plikach pdf. Innymi słowy, jeżeli chcesz w taki sposób podpisać formularz ofertowy, po wypełnieniu zmieniasz go w pdf, a następnie nanosisz podpis. Każdy najnowszy WORD umożliwia zamianę pliku WORD w pdf, nie wymaga to zatem instalacji dodatkowego oprogramowania.

***

Walorem PADES-a jest to, że:

• Podpisanie dokumentu nie powoduje stworzenia dodatkowego, kontrolnego pliku zewnętrznego. Nie musisz zatem o nim pamiętać i nie narażasz się na wysłanie oferty bez podpisu, co spowodowałoby, że będzie nieważna.
• Podpisany plik nie może podlegać zmianom. Po podpisaniu nie dodasz do niego omyłkowego przecinka, który zdyskwalifikowałby skuteczność złożonego wcześniej podpisu. Jeden przecinek może wszystko zrujnować!
• Podpis elektroniczny PADES możesz oznaczyć znakiem graficznym, który pozwoli łatwiej ustalić, że dokument jest rzeczywiście podpisany.

***

Dla tych, którzy kupili podpis Szafir, użycie PADES-a wymaga zmiany domyślnej konfiguracji. Oto jak jej dokonać:

Po otwarciu programu wybierasz „Konfiguracja”:

jak zmienić format podpisu elektronicznego

Następnie w oknie „Dostępne konfiguracje” wybierasz „Dodaj”:

Potem odznaczasz okienko „Używaj domyślnej konfiguracji”, czyli powodujesz, że nie będzie zaznaczone:

Możesz w tym momencie tworzonej konfiguracji nadać jakąś nazwę, np. po prostu PADES:

Teraz dokonujesz wyboru konfiguracji spośród tych, które proponuje Ci program:

A następnie zapisujesz ustawienia:

***

Podpis elektroniczny PADES jest teraz do Twojej dyspozycji. Pamiętaj, abyś przy podpisywaniu dokumentu wybrał/-a odpowiednią konfigurację, którą zamierzasz się posłużyć. Będzie oznaczona nadaną przez Ciebie nazwą:

Co ciekawe, stosowanie PADES-a zalecają niektórzy zamawiający, dlatego sugerują to już wprost w swoich specyfikacjach!