Przetargi będę toczyły się już tylko w formie elektronicznej. Przychodzi mi do głowy kilka roboczych wskazówek dotyczących tego, jak złożyć ofertę elektroniczną.
Uwagi wynikają z własnych doświadczeń oraz praktyki oferentów, czasami niestety także błędów okupionych utraconą szansą na zamówienie.
Zaczynamy!
- Zanim ostatecznie przystąpisz do przetargu, przetestuj platformę przetargową, którą wybrał zamawiający. Możesz spokojnie wysłać za jej pośrednictwem próbną ofertę, choćby czystą kartkę. Przechodząc przez wszystkie stopnie wysyłki dostrzeżesz trudności i dowiesz się, jak im zaradzić. W razie potrzeby, możesz z wyprzedzeniem skontaktować się z zamawiającym lub operatorem platformy celem wyjaśnienia wątpliwości.
- Bądź uważna/-y przy nazywaniu plików, które tworzysz (formularz, JEDZ, zobowiązania firmy trzeciej itp.). Nazywaj je tak, abyś wiedział/-a, że nadają się do już do podpisania, jeszcze do uzupełnienia, albo są gotowe do wysłania. Na końcu, finalizując wysyłkę, unikniesz pomyłki przy wgrywaniu właściwych dokumentów.
- Korzystaj z rozszerzenia „-sig” pokazującego się w nazwie podpisanego pliku. Dzięki niemu po nazwie dostrzeżesz, że plik jest podpisany i będziesz wiedział/-a, że to właśnie ten ma trafić do zamawiającego.
- Wykorzystuj tylko wewnętrzną formę podpisu elektronicznego, abyś nie musiał/-a pamiętać, że oprócz pliku, który podpisujesz, przesłać należy także zewnętrzny plik podpisu. Po co nadmiernie mnożyć liczbę kwitów do wysłania, skoro i tak bywa ich za dużo.
- Korzystaj ze znaku graficznego podpisu (instrukcja dla Szafira – tutaj). Dzięki niemu łatwo sprawdzisz, że dany dokument nosi już Twój podpis.
- Stwórz odrębne katalogi (foldery), w których będziesz zapisywał/-a dokumenty na poszczególnych stadiach ich przygotowywania np.: „ostateczne dokumenty do wysyłki”, „dokumenty przeznaczone do podpisu” itp. Na koniec sięgniesz po ten folder, z którego na pewno wgrasz odpowiednie pliki, a nie te, które powstały po drodze i nie są końcowym efektem pracy. Dla przykładu, na platformie zakupowej należy wgrać jednocześnie wszystkie pliki, więc lepiej, aby znajdowały się jednym folderze.
Powyższa lista nie jest wyczerpująca i postaram się ją sukcesywnie uzupełniać.
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }